Claude Codeで帳簿の仕訳を全件数えました。目視では絶対に見つからないものが出てきます

羊社長です。Claude Codeで経理を回している話の、具体例その3です。

今日は、一番肝が冷えた話を書きます。

結論から

帳簿の仕訳を全件チェックしたら、約1,000万円ぶんの二重計上が見つかりました。

決算の前に気づきました。そうでなければ、利益が1,000万円ずれた申告書を出していたことになります。

なぜ起きたか

原因は単純です。同じ月のデータを、2回取り込んでいました。

① 月初にカード明細を取り込む
② 月末に「今月ぶんを入れておこう」ともう一度取り込む
　 → 同じ取引が2件ずつ帳簿に入る

会計ソフトは、止めてくれません。同じ日付・同じ金額・同じ摘要のデータでも、素直に2件登録します。

どうやって見つけたか

やったことは、単純です。

「帳簿の仕訳を全件出して、
 同じ日・同じ金額・同じ摘要のものが
 2件以上ないか調べて」

画面で数えるのをやめて、全件取り出して機械的に突き合わせました。

これが大事なところです。「たぶん大丈夫」で見るのではなく、1件残らず数える。人間には無理ですが、機械はやります。

⚠️ ただし、ここで最初に失敗しました

レシートのときと、まったく同じ間違いをしました。

「同じ日・同じ金額・同じ摘要」を、全部まとめて1件に減らそうとしたのです。

これをやると、正常な取引まで消えます。

• 同じ日に、同じ店で、同じ金額の買い物を2回した
• 通信料が、回線ごとに同額で2本
• 少額の決済が、同じ日に何件も

「重複を消す」のではなく「何件あるべきかを数える」に変えました。

削除するときに決めたルール

1,000万円ぶんを消すわけですから、間違えたら取り返しがつきません。こう決めました。

1. 消す前に、消す予定のものを全部書き出す（日付・科目・金額・摘要の全項目）
2. そのまま取り込めば元に戻るファイルを作っておく
3. 一度に全部消さない。10〜20件ずつ
4. 消したあと、合計金額を確認する

1と2をやっておけば、間違えても戻せます。これを決めていなかったら、たぶん手をつけられませんでした。

その後、同じ種類の事故を2回止めました

この一件でルールができたので、そのあと見つかったものもあります。

どれも「見れば分かる」ものではありませんでした。数えたから出てきました。

これは自動化の話ではありません

誤解されたくないので書いておきます。

二重計上を作ったのは、自動化ではありません。私です。「念のためもう一度入れておこう」という、普通の操作でした。

むしろ、手で入力していた時代の方が、量が少ないぶん気づきやすかったとも言えます。

いまやっていること

• 取り込む前に、同じ期間のものが入っていないか確認する
• 取り込んだ後に、件数と合計を元データと突き合わせる
• 1か月ぶんは1ファイルにまとめる。追加で作らず、同じファイルを上書きする
• 決算の前に、もう一度全件チェックする

最後のは、税理士を付けていない以上、絶対に外せません。誰も見てくれないので、自分で見るしかありません。

同じやり方を、車でもやってみました。社用車14台の期限を一覧にして並べ替えたら「車検切れ」が2台出たのですが、これは誤報でした。元にした管理表が8か月前で止まっていたからです。仕訳とは逆に、「数えても、元データが古ければ嘘になる」という話です。

※【広告】私が使っている会計ソフトは弥生です。同じ全件チェックは、クラウド型会計ソフト マネーフォワード クラウド会計 でもデータを書き出せばできます。

まとめ

• 仕訳を全件チェックしたら、約1,000万円の二重計上が出てきました。決算前に気づきました
• 原因は同じ月のデータを2回取り込んだこと。会計ソフトは止めてくれません
• 🔴 画面では見つかりません。全件取り出して機械的に数えるしかありません
• 🔴 「同じに見えるものを消す」は間違いです。正常な取引まで消えます。「何件あるべきか」を数える
• 消す前に、戻せるファイルを作る。これを決めてから手をつけました
• ⚠️ 二重計上を作ったのは自動化ではなく、私自身の操作です
• 入れる仕組みを作ったら、確かめる仕組みも同時に作る。これが結論です

羊社長は、この一件で「速くすること」より「間違いに気づけること」の方が大事だと学びました。