「車検切れが2台あります」と報告して、誤報でした。管理表が8か月前で止まっていました

羊社長です。社用車が15台あります。車検とJAFを切らさないことだけが目的で、管理のしくみを作りました。

作る前に、ひとつやらかしました。

「2台、車検が切れています」

手書きの管理表を見て、そう報告しました。切れていませんでした。

原因は単純です。

管理表の更新が、8か月前で止まっていました。その2台は車検を受け直していて、表に書き写されていなかっただけです。

ここが一番の反省です。

❌ やったこと   日付の古い順に並べて、上の2台を見た
✅ やるべきこと  1台ずつ、今日の日付と比べる

並べ替えただけで「古い＝切れている」と思い込みました。表が最新なら、並べ替えで分かります。表が古ければ、並べ替えても分かりません。

順番を見ていて、中身を見ていませんでした。

誤報だったので「よかった」で終わりそうなものですが、そうはなりませんでした。

表が8か月古いということは、本当に切れていても分からなかったということです。たまたま切れていなかっただけで、ギリギリのものもありました。

今回は運がよかっただけです。だから作り直しました。

いまは、こういう作りにしています。

車検証の満了日 と 管理表の満了日 を、毎回つき合わせる
ずれていたら警告を出す

「表が古い」という状態そのものを、見つけられるようにしました。人が書き写し忘れることは前提にしています。

作ってみて分かりましたが、ここを混ぜると一気に分からなくなります。

手書きの表だと、たいてい1つしか書きません。そして、その1つが「予定」なのか「満了」なのか、あとから分からなくなります。

もうひとつ、作ってよかったものがあります。

部品を注文するとき、車台番号や型式を聞かれます。そのたびに車検証を探していました。

❌ 部品を頼む → 車検証を探す → 書き写す → 戻す
✅ 部品を頼む → 画面を見る

車検証に載っている識別の情報を、全車ぶん先に入力しておきました。一度やれば、あとはずっと楽です。

車検証を写真に撮って、文字を読ませる方法を試しました。

満了日を、よく読み違えます。令和7年と令和8年を取り違えたことが、実際にありました。

だから、いまはこう分けています。

車台番号など、間違えても気づける情報  → 読み取りに任せる
満了日など、間違えると致命的な情報   → 人が実物を見て入れる

一番大事な日付こそ、機械に任せないという形にしました。

作業中、2台を取り違えかけました。下4桁が同じだったからです。

台数が増えると、必ず似たものが出てきます。下4桁だけで照合しない、と決めました。

車検が切れなくなったこと——ではありません。

「いま切れていないか」を、思い立ったときに1秒で確かめられるようになったことです。

以前は、確かめるのが面倒だから確かめませんでした。面倒がなくなると、自然に確かめるようになります。