クレジットカードの売上票は経費の証憑にしない。同じ支払いが3回計上されます

羊社長です。経費精算で一番やりがちで、一番気づきにくい間違いの話です。

私は実際にやりました。

「売上票」とは、あの細長い紙です

お店でカードを使うと、レシートとは別に細長い紙をもらいます。「ご利用控え」「カード売上票」などと書いてあるものです。

レシート   何を買ったかが書いてある（商品名・単価・税率）
売上票     いくら払ったかしか書いてない（金額・カード番号の下4桁・承認番号）

財布には、この2枚が一緒に入ります。だから経理に回すときも、2枚まとめて渡してしまいます。

私は最初、レシートの束を丸ごとスキャンして、証憑として登録していました。売上票も混ざったままです。

結果がこれです。

同じ買い物が、帳簿に何度も入る

  ① レシートから1件
  ② カードの売上票から1件
  ③ さらに、カード会社の利用明細からも1件

最悪の場合、同じ支払いが3回計上されます。

ここが怖いところです

どれも「正しい書類」に見えます。レシートは本物です。売上票も本物です。カード会社の明細も本物です。

どれか1つを見ても、間違いだと分かりません。3つ並べて初めて「同じ取引だ」と分かります。

件数が増えるほど、目で見て気づくのは無理になります。私が気づいたのは、帳簿の仕訳を全件数えたときでした。

クレジットカードの売上票は、証憑として登録しない。

売上票には、レシートにない情報が1つもありません。だから要りません。

① 財布からレシートを出す
② 細長い「ご利用控え」を抜いて捨てる     ← ここ
③ 残ったレシートだけスキャンする

スキャンした後に「これは売上票だから除外」とやると、必ず漏れます。束から物理的に抜くのが一番早いです。

ほとんどの店ではレシートが出ます。ただ、まれにレシートが出ない支払いがあります。その場合は売上票が唯一の証憑になるので、捨ててはいけません。

判断は「レシートがあるかどうか」だけです。あれば売上票は不要、なければ売上票を残す。業種で決めるものではありません。

カードで払ったものはカード会社の明細から入りますが、現金で払ったものは明細に出ません。レシートが唯一の記録です。

カードか現金かで、残すものが変わります。ここを混ぜると、今度は逆に抜けが出ます。

ここは誤解されやすいので書いておきます。証憑として登録しないことと、書類を捨ててよいことは別です。

保存が必要な書類の範囲は、事業の内容や電子帳簿保存法の要件によって変わります。捨てる前に、顧問の税理士か所轄の税務署に確認してください。私は「証憑として登録しない」と決めているだけで、保存の要否を判断しているわけではありません。

スキャンの前に、束から売上票を抜く。これが一番効きます。

帳簿の仕訳を全件数えて、同じ日・同じ金額・同じ相手が重なっていないかを機械に見てもらいます。人が目で見るのは諦めました。

ただし、ここに落とし穴があります

「同じ日・同じ金額・同じ店」は、必ずしも重複ではありません。同じ日に同じ店で2回買うことは普通にあります。

私は一度これで消しすぎて、29行ぶんの仕訳が消えました。数えるのは機械でいいですが、消すかどうかは1件ずつ自分で見てください。

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羊社長が捨てているのは、レシートと同じことしか書いていない紙だけです。

この記事は私自身の経験です。証憑の保存義務の範囲、電子帳簿保存法の要件、消費税の仕入税額控除に必要な書類は、事業の内容や規模によって異なります。書類を廃棄する前に、必ず顧問の税理士または所轄の税務署にご確認ください。