立替経費のクレジットカード仕訳。同じ支払いを2回計上した失敗

羊社長です。今日は、自分の失敗の話をします。

会社の経費を自分のカードで立て替えると、会計処理が変わります。ここでつまずくと、数字が合わなくなります。

私は同じ支払いを2回計上しました。 その話も含めて書きます。

▶︎ 動画でも話しています：法人カードの選び方。1枚ずつ数えたら

年会費18万8,100円の中身を1枚ずつ出しています。

毎月の仕訳は、こうなります

請求書カード払いを使うと、1件の支払いが2行になります。

借方  地代家賃・法定福利費・未払金 など（請求額）
借方  支払手数料（手数料ぶん・課税仕入10%）
貸方  役員借入金（請求額＋手数料の合計）

ポイントは3つです。

項目	どうするか	なぜ
手数料	支払手数料で独立させる	費用に混ぜると、いくら払っているか分からなくなります
手数料の税区分	課税仕入10%	ここを間違えると仕入控除が取れません
貸方	役員借入金	個人カードで立て替えているため

法人カードで払っているなら、貸方は未払金になります。個人カードか法人カードかで、ここが変わります。その違いはこちらの記事に書きました。

実際に起きたことです

請求書を受け取ったときに未払金を立てて、カードで決済したときにまた費用として計上しました。

結果、同じ支払いが2回、帳簿に載りました。

なぜこうなるのか。流れを分解すると分かります。

① 請求書が届く        → 費用 / 未払金     …ここで1回計上
② 請求書カード払いで決済  → ここで「また費用」にしてしまう  ← ❌
③ カードの引き落とし     → さらに何か立てる    ← ❌❌

計上するのは1回だけです。 残りは「未払金が消える」だけの動きになります。

③で何かしたくなりますが、何もしないのが正解です。 引き落とされるのは社長個人の口座なので、会社の帳簿は動きません。

ここを見落とすと、計算が狂います

手数料の適格請求書（インボイス）が出ないサービスだと、消費税の仕入控除が取れません。

年1,080万円を2.5%で通すと、手数料は27万円。そのうち消費税は24,545円です。

ここが取れないと、実質負担の計算が2万円以上ずれます。

契約前に確認してください。私が使っているINVOYは適格請求書が出ます。

ここは、後から効いてくるところです。

役員借入金は、カードごとに補助科目を分けておくと後が楽です。分けていないと、こうなります。

分けずに進めると、帳簿上の残高と実態がずれます。 損益には影響しませんが、残高を見ても合っているのか分からなくなります。

あとから直すのは面倒なので、最初から分けておいてください。

	確認すること
□	手数料を支払手数料で独立させているか
□	手数料の税区分が課税仕入10%になっているか
□	適格請求書が出るサービスか
□	費用計上が1回だけになっているか（二重計上していないか）
□	カードの引き落とし日に何も計上していないか
□	役員借入金にカードごとの補助科目を付けているか
□	役員借入金の残高を決算のたびに確認しているか